Как организован рабочий процесс в компании?
Рабочий процесс в компании организован очень просто. В повседневной работе мы используем популярные сервисы организации времени, хранения документов, обмена информацией и фиксирования результатов: Яндекс.Диск, Яндекс.Календарь, Яндекс.Почту, Google Forms и таблицы Excel.
Яндекс.Почта
Электронная почта используется для обмена письмами с сотрудниками компании и клиентами.

Каждому сотруднику предоставляется логин и пароль от корпоративной почты.
Яндекс.Диск
Яндекс Диск — это сервис (или Облачное хранилище), который позволяет вам хранить файлы на серверах Яндекса. Вы можете работать с файлами на Диске с любого устройства, подключенного к интернету.

На Диске мы храним все документы по нашим клиентам, а также образцы юридических документов, постоянно используемых в работе;

Яндекс.Диском можно пользоваться как с помощью любого браузера, так и с помощью приложения. По опыту скажем, что удобнее пользоваться приложением :)

Полезные ссылки:

Подробная инструкция по использованию Яндекс.Диска: https://yandex.ru/support/disk/index.html
Скачать приложение Яндекс.Диск: https://disk.yandex.ru/promo/download
Каждый сотрудник имеет доступ к документам компании, размещенным в Облачном хранилище Яндекса (далее ЯД).
Логином и паролем для входа на ЯД является предоставленный сотруднику Логин и пароль для входя на электронную корпоративную почту (Яндекс.Почта).

Все документы по клиентам, которые находятся в работе у менеджера, должны храниться на Яндекс.Диске.
К этому Диску имеют доступы также юридический отдел, руководитель отдела продаж и топ-менеджмент компании для быстрого документооборота.

Папки на Диске организованы по соответствующей системе:

Папки 1-го уровня:

"CRM - Филиал - ФИО менеджера" - здесь хранится таблица Excel, содержащая информацию о внесенных клиентами платежах

"Филиал - ФИО менеджера" - основная папка, в которой хранятся все документы клиентов компании
Папки 2-го уровня:

Папка "Филиал - ФИО менеджера" содержит еще две папки (по видам услуг):

ДБ - клиенты по банкротству
ДУ - клиенты по другим услугам



Папки 3-го уровня:

Папка "ДБ":

Папка 1: Архив (завершенные) - здесь хранятся документы клиентов, процедура банкротства по которым завершена

Папка 2: В работе (не заключенные) - здесь хранятся документы наших потенциальных клиентов, которые либо пришли к нам на встречу, либо получили нашу дистанционную консультацию; мы заполнили с ними анкету, которую и загрузили на ЯД. Анкета является первым документом, который появляется у нас после коммуникации с клиентом.

Папка 3: В суде - сюда попадают папки по клиентам, по которым мы подали заявление в арбитражный суд

Папка 4: Подготовка к АС - здесь все клиенты, с которыми мы заключили договор

Папка 5: Расторжение - папки с клиентами, которые по каким-либо причинам расторгли с нами договор
Папки должны называться по фамилии и инициалам клиента.
Документы каждого из клиентов должны находиться строго в отдельных папках
Папки 3-го уровня:

Папка "ДУ":

Папки клиентов по доп. услугам организованы по году, в котором был заключен договор
Папки должны называться по фамилии и инициалам клиента.
Документы каждого из клиентов должны находиться строго в отдельных папках
Яндекс.Календарь
У каждого менеджера по продажам есть свой Яндекс.Календарь.

В календарь вносятся все встречи и дистанционные консультации менеджера.
События в календарь вносит как сам менеджер по продажам, так и специалисты колл-центра.

Календарь нужен для того, чтобы сотрудники из других отделов и сам менеджер по продажам видели расписание на день.
Ежедневные отчеты Google Forms
Ежедневный отчет предоставляет себе ответы на вопросы в электронной форме.

Менеджер по продажам должен в конце каждого рабочего дня подать отчет.

Отчет попадает непосредственно руководству компании.



ГОТОВО
Мы стали еще на шаг ближе друг к другу :)